哥伦比亚大学招生办:与招生官沟通的10个技巧

哥伦比亚大学招生办:与招生官沟通的10个技巧

在申请过程中,同学们多多少少会有需要和所申请学校的招生官打交道的时候。可是在联系招生官的时候应该注意些什么?什么该做什么不该做?迟迟收不到回复,又有什么渠道可以帮助自己获得想知道的信息?哥伦比亚大学招生办为各位申请者们准备了以下10个Tips,各位申请中的同学们不妨来了解一下吧!



1. 使用同一个电子邮箱联系;概括性标题(Subject)很重要。

1) 使用同一个邮箱来联系
通常情况下,大家至少有三个电子邮箱:个人邮箱、工作邮箱以及学校邮箱。在与招生办沟通的整个过程当中,使用相同的电子邮箱有利于校方检索到你的信息,沟通流程最优化能够让你更及时地收到招生办的回复;而在邮箱的选择上,招生办建议使用个人邮箱来作为沟通邮箱。除此以外,请记得定时检查一下你的垃圾邮件箱,以免消息被吞掉而错过重要回复。
2) 概括性标题(Subject)很重要
邮件是否有一个概括性标题是非常重要的,这样有利于收件人了解邮件要阐述的内容。不仅如此,如果收件人通过标题发现你的问题不属于ta的能力范围之内,ta可以直接把邮件转投给其他收件人来回答,而不需要通过阅读完正文才知道该问题自己是否能够作答——这样做大大减少了需要花费的时间。※概括性标题示例如下:“Question regarding TOEFL Waiver”、“Additional Transcript from Undergraduate Institution”。



2. 内容言简意赅;不要把同一封邮件投给多方。

1) 内容言简意赅,切勿冗长。
有的同学为了把事情阐述清晰,可能会把邮件写得超~~~长,再加上不注意排版格式,内容就会显得非常冗长,这对于阅读该邮件的招生官来说会是一个巨大的挑战——他们需要花费大量的时间去阅读、研究这篇邮件。
如果你实在是需要用长篇幅来阐述事情,一定要把内容分块、分段(其实就和写作文一样),这样招生官们读得更加方便也更容易消化,回复你自然也会更快。除此以外,招生官Matt表示如果你有多个问题需要大量的解释,可以尝试着在短时间内将你的问题们分解为不同的单独的电子邮件发出,这也能够使招生官们能够以更有效的方式作出回应。
2) 同一封邮件只投一个收件人即可。
招生办建议同一封邮件不要添加多个收件人,因为这在大多数情况下只会导致你更晚得到回复。招生官Matt提到,当他看到发给他的电子邮件中同时有四、五个收件人的话,他更倾向于让其他人回复这封邮件——问题显而易见了吧?其他人可能也抱着同样的想法。
Matt指出还有一种情况是,如果他选择作为回复方的话,他会在发送之前与其他人核实,这则会使得本来简单的“收到信件→回复邮件”的步骤可能会变成“收到信件→回复邮件→咨询其他收件方→确定回复内容→回复邮件”,过程不仅变得繁杂,还花费了许多不必要的时间。
因此,你觉得可能会加快收到招生办回复的方法,反而会拖延你收到回复的时间。所以在你发送电子邮件时,只要输入一个收件方就好,如果收件人额发现自己无法提供给你帮助的话,请放心,收件人会将其转投给可以帮助你的人。



3. 仔细阅读常见问题(FAQ)页面。

如果有任何疑问,不要着急发电子邮件给招生办,而是先看看校方的FAQ页面有没有已经回答你问题的答案;如果在FAQ页面无法找到相关信息的话,再发邮件也不迟。



4. 选择打电话给招生办,留下语音信息时记得放慢语速。

招生办的电话有多繁忙大家都懂,再加上越洋电话带来的信号、噪音等问题多多少少都会存在,因此有时候逼不得已就会被转入语音信箱。如果你要留下语音信息,请一定要放慢语速阐述你的问题 (出于时区上的考虑,在电话里头记得说明自己所在的城市和国家哦),并在末尾复述你的电话号码两次,以便招生办能够顺利回拨给你。
不过招生办还是主张大家使用电子邮件的方式咨询,一是他们可以随时回复你的信息,而不用考虑时差问题;二是电子邮件回复起来更为方便,你也能更清晰地了解到自己需要的所有信息(听电话的时候,一个不小心放空了一下而miss掉了关键信息的话就得不偿失啦~)

5. 使用普通的邮寄方式(人工邮政投递信件)寄件,最好选择包裹投递。

所有投递给哥大的邮政信件,在分类、分发给不同学校办公室之前都会被统一放在中央邮件室里,招生办可能需要一周甚至更长的时间才能拿到投递给他们的信件。
如果你想避免延误则可以选择包裹投递,因为包裹会直接发送到招生办,而不用通过中央邮件室。招生办也建议大家向邮局或者快递公司索要跟踪号码,这样你可以随时查看包裹已经到达到哪里,在办公室签收的时候也能收到通知。此外,对于入学申请所需的资料,招生办也建议所有资料直接在网申系统上填写信息、提交扫描件/文档就好(除非有特殊要求),而不需要寄过来。



6. 不要在网申系统重复提交申请。

有的同学在网申过程当中,可能会因为忘记了账号或密码而又重开了一个新的申请——记住,千万千万不要这么做,这么做的结果只会使你的申请无限期滞后!如果你实在是想不起自己的账号或密码,请联系哥大网申技术支持团队寻求帮助。



7. 查看哥大的学生、校友以及教职员工的访谈页面。

招生官在邮件中最常收到的问题之一就是申请者希望能够与校友、在读生或是老师交谈的机会。诚然,教职员工们忙于培养学生发展和自己的研究而往往无法回应大量的电子邮件请求,在读生们现阶段也专注于自身的学习和专业发展,校友们也忙于自己的事情——想获得和他们交流的机会是需要时间和协调的,这一点在实施上略有难度。
如果你想了解、听取他们的想法和意见,可以选择访问哥大的访谈页面,校方提供了文字和视频类访谈,内容也在不断更新——这是一个很好的方式,且无需等待。链接如下:
https://sipa.columbia.edu/experience-sipa/sipa-stories



8. 提前搜索奖学金信息。

读研花费之高大家都懂,奖学金和助学金对于大多数同学们来说就非常必要啦~对于申请奖学金事宜,招生办提醒各位:不要等到申请项目之后才搜索奖学金相关的东西,而应该是在申请项目的很久之前就开始搜索。招生官Matt认为申请人申请奖学金的时间应该是入学申请时间的两倍,这也就意味着,如果你需要10个小时来准备入学申请,那么你就应该用20个小时来寻找奖学金。如果你在苦恼怎么寻找关于奖学金信息,哥大的外部奖学金数据库就是一个很好的资源,同学们可以通过以下链接了解详情:
http://admissionsblog.sipa.columbia.edu/tag/external-fellowships/
https://sipa.columbia.edu/admissions/financial-aid/external-funding-sources



9. 参加信息说明会、SIPA之旅或是招聘活动。

如果你在纽约,能够实地探访哥大肯定是再好不过了。但由于哥大每天都有大量的访客,教职员工的人手问题导致校方无法兼顾到每一个人,也无法提供过多的一对一咨询。不过哥大的招生办开放时间为周一至周五的早上9点到下午5点,那里的学生或招生人员都可以为你答疑解惑,只是时间不能过久。
如果你想参加校方的信息说明会或是参加SIPA之旅,可以通过SIPA网站了解学校即将举行会议的时间表,点击你感兴趣的项目,然后在页面显示的日历上注册你想参加的日期即可。除此以外,SIPA招生办还参加美国国内和国外的招聘活动,因此你也可以通过SIPA网站了解招聘计划和时间表。详情见链接:
https://sipa.columbia.edu/admissions/visit-sipa



10. 订阅哥伦比亚大学官方博客。

想第一时间收到最新资讯,订阅SIPA官方博客妥妥的没错啦!


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